Richtlijnen voor audio- en video-opnames

Richtlijnen voor audio- en video-opnames tijdens KNHG bijeenkomsten

1. Van veel (grote) bijeenkomsten worden in opdracht van het KNHG foto- en video-opnames (sfeerbeelden) gemaakt.  Deze worden gebruikt om een indruk te geven van het evenement.
   • Het KNHG maakt hier altijd vooraf melding van;
   • Het KNHG vraagt deelnemers vooraf of zij gefotografeerd en/of gefilmd mogen worden. Zij die dat niet wensen, worden door middel van hun naambadge en/of op een andere manier, kenbaar gemaakt aan de fotografen en filmers. Foto’s en videobeelden waarop zij te zien zijn, worden pro-actief verwijderd.
2. Het KNHG wil dat leden in alle openheid en vrijheid een debat kunnen voeren. Als deelnemers/sprekers weten dat er gefilmd en/of opgenomen wordt door derden/deelnemers in de zaal, heeft dit invloed op  hun deelname of besluiten ze wellicht zelfs niet te komen. Deze vorm van zelfcensuur vindt het bestuur van het KNHG onwenselijk. Daarom is het alleen met schriftelijke toestemming vooraf van het KNHG is toegestaan video-opnames te maken van (deel)sessies en/of programmaonderdelen van KNHG bijeenkomsten.
   • Wanneer een deelnemer video-opnamen wenst te maken van deel)sessies en/of programmaonderdelen van KNHG bijeenkomsten wordt hem/haar verzocht tenminste 2 weken voor het evenement een verzoek hiertoe in te dienen bij het bureau van het KNHG via info@knhg.nl t.a.v. de directeur. Het KNHG verzoekt de aanvrager om te vermelden wat:
     1. De reden van opnamen is (onderzoek, onderwijs, verslaglegging etc.);
     2. Om welk onderdeel het gaat;
     3. Wat er met de opnamen gebeurt (op You Tube, alleen in collegezaal etc.)
     4. Hoe en hoe lang deze opnamen bewaard gaan worden.

Het KNHG streeft ernaar om de aanvrager een week voor het evenement te informeren of er toestemming verleend wordt door het bestuur tot het maken van eigen opnames.

1. Wanneer het KNHG toestemming verleent tot het maken van opnames zal er tijdens het evenement expliciet vermelding gemaakt worden en ter plekke gevraagd worden aan de deelnemers of zij geen bezwaar hebben. Wanneer er bezwaren zijn, zal ter plekke overlegd worden (door voorzitter, directeur en aanvrager) over het bezwaar en de opnamen waarbij de richtlijn is dat er alleen met expliciete toestemming van deelnemers tijdens het evenement video-opnames gemaakt mogen worden.
2. De AVG is onverkort van toepassing op deze richtlijn. Dat betekent dat betrokkenen te allen tijde, dus ook achteraf, hun toestemming mogen intrekken en dat de gemaakte opnames niet mogen worden gebruikt of zelfs moeten worden verwijderd.