Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen – Gedreven en ervaren officemanager

32 uur | Breukelen | april 2022 | maximaal €3.301,-

Raak jij enthousiast van een sleutelfunctie als officemanager waarbij je veel naar je toe kan en mag trekken en de directeur écht kan ontlasten? Ben jij proactief, klantgericht en draai jij je hand niet om voor het regelen van bijeenkomsten en pak je net zo makkelijk secretariële en financiële werkzaamheden op? Krijg jij energie van een dynamische omgeving en stroop jij je mouwen graag op voor facilitaire uitdagingen? Pak je uitdagingen stevig aan en rond jij deze af? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen
Als officemanager van de archiefdienst RHCVV, gelegen aan de rand van het historische Breukelen, ben je de steun en toeverlaat van de directeur en neem je allerlei administratieve, secretariële en organisatorische taken op je, zodat de kantoororganisatie op rolletjes loopt. Jij zorgt voor een goedlopend kantoor. Veel van je werkzaamheden zijn gericht op een juiste planning, maar vanwege de dynamiek in onze organisatie zijn er tegelijkertijd ook vaak ad hoc en onvoorspelbare werkzaamheden. Daar weet jij als geen ander goed mee om te gaan. Jouw drive is het ontlasten van de directeur en trekt taken en werkzaamheden van nature naar je toe. Je werk houdt onder meer het volgende in:

• Je ondersteunt de directeur bij uiteenlopende secretariële en administratieve werkzaamheden waaronder agendabeheer correspondentie, uitwerken van notities en verwerken van facturen.
• Je maakt besluit- en actielijsten van overleggen en verslagen van bestuurlijke vergaderingen en het daarbij behorende plannen, herinneringen versturen en het klaarleggen van de stukken en documenten.
• Tevens handel je veel telefoonverkeer af voor de directeur alsmede het behandelen en afhandelen van de (digitale)correspondentie. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en zorgt daarbij voor de uitnodigingen en de facilitaire zaken rondom zo’n overleg.
• Jij zorgt voor een perfecte agenda en ontvangst als wij bezoek krijgen van bijvoorbeeld de Raad of het College.
• Je zorgt voor het voorraadbeheer, plaatst bestellingen, regelt facilitaire zaken zoals het aansturen van de schoonmaak, onderhoudswerkzaamheden en storingen in het gebouw en aan kantoorapparatuur zoals het kopieerapparaat en het koffieapparaat.
• Daarnaast ben jij in staat om zaken op te pakken als het opstarten en coördineren van nieuwe aanbestedingen ten aanzien van bijvoorbeeld ons facilitair onderhoud of een nieuwe leverancier voor ons printpapier.
• Samen met de directeur draag jij ook zorg voor P&O-gerelateerde zaken van ons Regionale Historische Centrum. Bijvoorbeeld in- en uitdienstmeldingen, verzuim- en verlofmeldingen, maar ook het kerstpakket of andere kleine attenties regelen is bij jou in goede handen.
• Je draagt met je collega’s van de studiezaal zorg voor de netheid van het kantoor en verricht verschillende ondersteunende werkzaamheden voor activiteiten als lezingen en vergaderingen. Incidenteel vinden activiteiten plaats in de avond of in het weekend.

Wie ben je?

Je bent proactief, vrolijk, klantgericht en pragmatisch ingesteld. Je ziet wat er moet gebeuren en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel waardoor je secuur werkt en planmatig bepaalde zaken met gezond verstand vlot oppakt. Omdat er veel ad-hoczaken voorbijkomen weet jij snel en adequaat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en doorgrond je dagelijkse uitdagingen vlot. Samenwerken is je tweede natuur maar zelfstandig kan jij je ook goed redden bij het uitvoeren van je werkzaamheden en taken. Je bent stressbestendig en hebt relativeringsvermogen en kan makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Dit soort taken en werkzaamheden staat je niet tegen en geven de functie juist hun charme waarnaar jij op zoek bent.

Wat breng je mee?

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers).
• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een kleine of middelgrote bestuurlijke organisatie.
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands is een vereiste, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent secretarieel ruimschoots onderlegd. Microsoft Office heeft voor jou bijvoorbeeld geen geheimen.
• Je bent 32 uur per week beschikbaar en inzetbaar verdeeld over 4 werkdagen van maandag tot en met donderdag. (De werkzaamheden zullen plaatsvinden op onze locatie.)
• Hands-on mentaliteit en instelling, organisatorisch talent, en je bent uiteraard een gezellige en vrolijke collega met een gezonde dosis humor.

Wat bieden wij
Het RHCVV is een kleine organisatie. Dat betekent dat iedereen in- en bijspringt als het nodig is en je dus ook wel eens fysiek werk verricht, bijvoorbeeld meehelpt met het tillen van tafels, leveringen van bestellingen of vitrines, etc. Als een collega van de studiezaal ziek is, zorg je voor telefonische bereikbaarheid.

De (werk)sfeer is open, informeel en vriendelijk. Iedereen staat voor elkaar klaar en helpt waar nodig is. Deze sfeer herken je en neem jij mee in je persoonlijkheid. Samen maken wij het Regionaal Historisch Centrum elke dag weer een stukje mooier en beter met onze 14 enthousiaste en betrokken medewerkers en onze ruim 25 gedreven vrijwilligers.

Je start met een tijdelijke aanstelling van 1 jaar voor 32 uur per week, met bij wederzijdse tevredenheid uitzicht op verlenging. Afhankelijk van je kennis, opleiding en ervaring krijg je een passend salaris. Voor deze functie is dat maximaal €3.301,- bruto per maand (functieschaal 7, peildatum 1-4-2022) bij een volledige werkweek van 36 uur.

Het RHCVV volgt de Cao Gemeenten. We bieden je goede flexibele arbeidsvoorwaarden. Met het Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% bovenop jouw salaris kun je bijvoorbeeld zelf bepalen hoe en wanneer je je vakantiegeld en eindejaarsuitkering wilt laten uitbetalen, of dat je het wilt inzetten voor extra verlof.

Over het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

Het RHCVV bewaart en beheert de archieven van de gemeenten De Ronde Venen, Stichtse Vecht, de Bilt en Weesp. Daarnaast bezit het RHCVV een grote verzameling historische archieven van particulieren, bedrijven, verenigingen en kerken uit de hele streek. Het RHCVV beheert niet alleen oudere archieven, maar is in navolging van de archiefwet en regelgeving ook toezichthouder van de aangesloten gemeenten voor archief en informatiebeheer. Het bestuur van het RHCVV bestaat uit de vier burgemeesters van de aangesloten gemeenten.

De collectie is online toegankelijk en er is in Breukelen en Weesp een studiezaal voor het doen van onderzoek en het inzien van de bibliotheek. En regelmatig zijn er cursussen, lezingen en tentoonstellingen. Kijk voor meer informatie op: https://www.rhcvechtenvenen.nl/

Interesse?

Herken je je in het profiel en beschik je over de juiste ervaring en instelling? Dan willen we graag met jou in gesprek. Stuur dan uiterlijk zondag 13 maart 2022 je sollicitatiebrief en cv in via onderstaande sollicitatieknop (je solliciteert via de website van gemeente Stichtse Vecht). De gesprekken vinden plaats in de week van 14 maart. Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Als onderdeel van de procedure vragen we om 2 referenties van vorige werkgevers.

Nu solliciteren

Vragen

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Roosmarijn Ubink, directeur-gemeentearchivaris van het RHC Vecht en Venen. Dat kan telefonisch via (0346) 25 94 25. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Daniel den Herder, corporate recruiter via 06 58 07 62 28.

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen/Gemeente Stichtse Vecht onderschrijven de NVP Sollicitatiecode Werving en Selectie.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.