Managementassistent Regionaal Archief RHCVV

Raak jij enthousiast van een sleutelfunctie als managementassistent waarbij je veel naar je toe kan en mag trekken en de directeur écht kan ontlasten? Ben jij proactief, klantgericht en pak je makkelijk secretariële en financiële werkzaamheden op? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen

Als managementassistent van het regionale archief RHCVV, gelegen aan de rand van het historische Breukelen, ben je de steun en toeverlaat van de directeur en neem je allerlei administratieve en secretariële taken op je, zodat de kantoororganisatie op rolletjes loopt. Jouw drive is het ontlasten van de directeur en je trekt taken en werkzaamheden van nature naar je toe. Je werk houdt onder meer het volgende in:

  • Je ondersteunt de directeur bij uiteenlopende secretariële en administratieve werkzaamheden waaronder agendabeheer opmaken van brieven, het uitwerken van notities en verwerken van facturen.
  • Je maakt besluit- en actielijsten van overleggen en verslagen van bestuurlijke vergaderingen de daarbij behorende planning, het uitsturen van herinneringen en het klaarleggen van de stukken en documenten.
  • Tevens handel je veel telefoonverkeer af voor de directeur alsmede het behandelen en afhandelen van de (digitale)correspondentie.
  • Je bereidt interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten voor en zorgt daarbij zowel voor de uitnodigingen als de facilitaire zaken rondom zo’n overleg.
  • Jij zorgt voor een perfecte agenda en ontvangst als wij bezoek krijgen van bijvoorbeeld de gemeenteraad of het college.
  • Je draagt met je collega’s van de studiezaal zorg voor de netheid van het kantoor en de publieksruimtes en verricht diverse ondersteunende werkzaamheden voor activiteiten als lezingen en andere bijeenkomsten. Incidenteel vinden activiteiten plaats in de avond of in het weekend.
  • Je zorgt voor het voorraadbeheer, plaatst bestellingen, regelt facilitaire zaken zoals het aansturen van de schoonmaak, onderhoudswerkzaamheden en storingen in het gebouw en aan kantoorapparatuur zoals het kopieerapparaat en het koffieapparaat.

Wie ben je?

Je bent proactief, klantgericht en vrolijk ingesteld. Je ziet wat er moet gebeuren en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel waardoor je secuur werkt en alle taken planmatig en met gezond verstand vlot oppakt. Omdat er veel ad-hoc-zaken voorbijkomen weet jij snel en adequaat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en doorgrond je dagelijkse uitdagingen vlot. Samenwerken is je tweede natuur, maar zelfstandig kan jij je ook goed redden bij het uitvoeren van je werkzaamheden en taken. Je bent stressbestendig en hebt relativeringsvermogen en kan makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Dit soort taken en werkzaamheden spreken je aan en geven de functie de dynamiek waar jij naar op zoek bent.

 Wat breng je mee?

  • Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau; een afgeronde secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers) is een pré.
  • Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een kleine tot middelgrote bestuurlijke of culturele organisatie.
  • Goede communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal is een vereiste, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je bent secretarieel ruimschoots onderlegd. Microsoft Office heeft voor jou bijvoorbeeld geen geheimen.
  • Je bent 24 tot 32 uur per week beschikbaar en inzetbaar verdeeld over 4 werkdagen van maandag tot en met donderdag. (De werkzaamheden zullen plaatsvinden op onze locatie.)
  • Hands-on mentaliteit en instelling, organisatorisch talent, naast serieus ben je uiteraard een gezellige collega met een gezonde dosis humor.

Wat bieden wij

Het RHCVV is een kleine organisatie. Dat betekent dat iedereen in- en bijspringt als het nodig is en je dus ook wel eens fysiek werk verricht, bijvoorbeeld meehelpt met het tillen van tafels, leveringen van bestellingen of vitrines, etc. Als een collega van de studiezaal ziek is, zorg je voor telefonische bereikbaarheid.

De (werk)sfeer is open, informeel en vriendelijk. Iedereen staat voor elkaar klaar en helpt waar nodig is. Deze sfeer herken je en neem jij mee in je persoonlijkheid. Samen maken wij het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen elke dag weer een stukje mooier en beter met onze 14 enthousiaste en betrokken medewerkers en onze ruim 20 gedreven vrijwilligers.

Je start met een tijdelijke aanstelling van 1 jaar voor 32 uur per week, met bij wederzijdse tevredenheid uitzicht op verlenging. Afhankelijk van je kennis, opleiding en ervaring krijg je een passend salaris. Voor deze functie is dat maximaal €3.301,- bruto per maand (functieschaal 7, Cao Gemeenten) bij een volledige werkweek van 36 uur.

Het RHCVV volgt de Cao Gemeenten. We bieden je goede flexibele arbeidsvoorwaarden. Met het Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% bovenop jouw salaris kun je bijvoorbeeld zelf bepalen hoe en wanneer je je vakantiegeld en eindejaarsuitkering wilt laten uitbetalen, of dat je het wilt inzetten voor extra verlof.

Over het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

Het RHCVV bewaart en beheert de archieven van de gemeenten De Ronde Venen, Stichtse Vecht, en De Bilt. Daarnaast bezit het RHCVV een grote verzameling historische archieven van particulieren, bedrijven, verenigingen en kerken uit de hele streek. Het RHCVV beheert niet alleen oudere archieven, maar is in navolging van de archiefwet en regelgeving ook toezichthouder van de aangesloten gemeenten voor archief en informatiebeheer. Het bestuur van het RHCVV bestaat uit de drie burgemeesters van de aangesloten gemeenten.

De collectie is online toegankelijk en er is in Breukelen een studiezaal voor het doen van onderzoek in originele stukken en het inzien van de historische bibliotheek en documentatie. En regelmatig zijn er cursussen, lezingen en tentoonstellingen. Kijk voor meer informatie op: https://www.rhcvechtenvenen.nl/

Interesse?

Herken je je in het profiel en beschik je over de juiste ervaring en instelling? Dan willen we graag met jou in gesprek. Stuur dan uiterlijk woensdag 14  december 2022 je sollicitatiebrief en cv in via onderstaande sollicitatieknop (je solliciteert via de website van gemeente Stichtse Vecht). De gesprekken vinden plaats in de week van 19 december. Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Als onderdeel van de procedure vragen we om 2 referenties van vorige werkgevers.

Vragen

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Roosmarijn Ubink, directeur-gemeentearchivaris van het RHC Vecht en Venen. Dat kan telefonisch via (0346) 25 94 25. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Daniël den Herder, corporate recruiter via 06 58 07 62 28.

© KNHG 2024 Website: Code Clear