Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen.
Het team dienstverlening helpt bezoekers op weg in zowel het digitale als het fysieke media–aanbod. en is verantwoordelijk voor de klantbenadering en serviceverlening van het brede aanbod van het archief.
Vanuit ons meerjarenbeleidsplan 2021-2024 heeft Het Utrechts Archief de ambitie uitgesproken dat de dienstverlening vanaf 2024 grotendeels digitaal verloopt. Door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten richten we ons op een stijging van het gebruik van de online collecties met 25%. Deze ambitie wordt vorm gegeven in het Programma Digitale Dienstverlening met als doel om nu en in de toekomst aan de steeds grotere digitale verwachtingen van onze klanten voldoen en we duurzaam, flexibel en efficiënt voor iedereen zijn.
Als Coördinator Dienstverlening speel jij daarin een centrale rol. Wij zoeken een enthousiaste en gedreven collega die dit programma opzet en realiseert en die vanuit een sturende rol de onmisbare schakel is tussen het team Dienstverlening en het Managementteam.
Wat ga je doen?
- Je stuurt als meewerkend coördinator de 9 medewerkers van Team Dienstverlening functioneel aan vanuit de kernwaarden van onze organisatie: verbindend, duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar;
- Je coördineert de werkzaamheden op de studiezaal aan de Alexander Numankade en je draagt zorg voor een goede afhandeling van de digitale dienstverlening via de mail en de website;
- Je draagt zorg voor het aanleveren van managementinformatie;
- Je waakt over de vormgeving, het goede verloop en de kwaliteit van alle werkprocessen binnen je team en het beheer van de bijbehorende informatie;
- Je werkt daarbij nauw samen met de coördinatoren van de andere teams in de organisatie en de programmamanagers op de terreinen van digitale duurzaamheid, digitale toegankelijkheid en digitale organisatie;
- Vanuit je visie en enthousiasme voor digitale dienstverlening neem je je team mee in de digitale transformatie;
- Je stelt het programmaplan (Digitale) Dienstverlening op en realiseert deze. Daarnaast bewaak je de samenhang tussen projecten en de voortgang van projecten binnen het programma;
Plaats in de organisatie
Als Coördinator Dienstverlening maak je deel uit van het team Dienstverlening binnen de afdeling Publiek en Presentatie (P&P). Je legt verantwoording af aan het hoofd P&P.
Wat vragen we van je?
- Minimaal HBO werk- en denkniveau
- Ervaring in en een duidelijke visie op informatiedienstverlening
- Ervaring als programmamanager of projectleider van (complexe) projecten
- Je bent een coachend leider en bent verbindend, sterk in het begeleiden van processen en zorgt voor realistisch verwachtingsmanagement
- Je bent oplossingsgericht, communicatief vaardig, proactief en gericht op samenwerken
- Je weet een zorgvuldige afweging te maken tussen de belangen van het team, de organisatie en de klant;
- Je hebt affiniteit met de geschiedenis en de archiefbronnen van Utrecht
- We werken met een rooster waarbij ook buiten kantoortijden gewerkt zal worden
- Je maakt deel uit van het BHV-team
Over het Utrechts Archief
Het Utrechts Archief vindt diversiteit en inclusie belangrijk en wil daarom in zijn organisatie iedereen welkom heten, ongeacht leeftijd, geaardheid en achtergrond en met of zonder arbeidsbeperking. Onze kernwaarden zijn: verbindend, duurzaam, betrouwbaar en toegankelijk.
Wat bieden we jou?
- Een functie in een dynamische en op innovatie gerichte organisatie. Het Utrechts Archief is als digitale organisatie in ontwikkeling. Heb je ervaring in óf programmamanagement óf leidinggeven dan nodigen wij graag uit om bij ons verder te groeien.
- Een salaris afhankelijk van kennis en ervaring, maximaal €4562,- (schaal 10) bruto per maand bij een 36-urige werkweek binnen cao SGO.
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals het Individuele Keuze Budget van circa 17% boven op je maandsalaris, een laptop en mobiele telefoon van de zaak en een reiskostenregeling.
- Een dienstverband voor 1 jaar met uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren.
Inlichtingen, sollicitatie en planning
Voel je je aangesproken door deze afwisselende baan, maar wil je eerst nog meer informatie. dan kun je contact opnemen met Karen Wegereef, Afdelingshoofd Publiek en Presentatie, telefoonnummer: 06-39 84 52 06
We ontvangen je motivatiebrief en CV graag uiterlijk vóór maandag 4 april 2022 om 9.00 uur en stuur deze naar Anne-Marie van Vliet, P&O adviseur via e-mail: vacature@hetutrechtsarchief.nl onder vermelding van ‘vacature coördinator Dienstverlening’
De eerste gespreksronde is gepland op donderdag 7 april, de tweede gespreksronde op maandag 11 april.
