‘We hebben het nog nooit gedaan, dus we denken dat we het wel kunnen’ – Antia Wiersma over de organisatie van het digitale KNHG Jaarcongres

Antia Wiersma

2020 is het jaar dat de boeken ingaat als het jaar waarin iedereen zich razendsnel het digitale werken, vergaderen én confereren eigen moest maken. Door de pandemie die Covid-19 veroorzaakte, gingen we als samenleving noodgedwongen over op een totaal andere manier van leven en werken. Dat betekende ook het nodige voor ons als gemeenschap van historici. Het betekende niet alleen een halt aan alle geplande fysieke activiteiten, maar ook het ‘heruitvinden’ van bestaande gebruiken en gewoonten.

Want hoe organiseer je een voorjaars- of een jaarcongres als je anderhalve meter afstand moet houden én er maar beperkte aantallen mensen in een ruimte mogen samenkomen én reizen door sprekers en deelnemers bijna onmogelijk is? Op alles voorbereid zijn en het gewoon doen, bleek de toverformule. Of, in parafrase op de veel geciteerde uitspraak – die overigens foutief wordt toegeschreven aan Pippi Langkous: ‘We hebben het nog nooit gedaan, dus we denken dat we het wel kunnen.’

Annuleren in plaats van organiseren

Congressen organiseren doen we al vele tientallen jaren, maar congressen annuleren was nieuw voor ons. Natuurlijk hebben we in het verleden ook weleens te maken gehad met afzeggingen. Dat betrof dan eerder sprekers of – in het ernstigste geval – sessies binnen een congres, maar niet een congres als geheel. Toch was dat een van de eerste beslissingen waarvoor we ons gesteld zagen. Niet alleen was er een jubileumlunch gepland om ons 175-jarig bestaan te markeren, maar ook zaten we begin maart volop in de organisatie van het voorjaarscongres dat in mei zou plaatsvinden. De beslissing om te annuleren was weliswaar moeilijk, maar toch snel genomen; niet in de laatste plaats omdat de overheidsmaatregelen ons er toe dwongen, maar vooral ook omdat we de verantwoordelijkheid daartoe voelden. Toen duidelijk werd dat de maatregelen langer zouden duren en nog strenger zouden worden, heeft het bestuur besloten alle geplande fysieke evenementen in 2020 te annuleren.

Webinars

De gedwongen herbezinning leidde ook tot de ontdekking van de mogelijkheden die korte, online bijeenkomsten ons konden bieden. Aangezien de organisatietijd voor deze webinars kort was, konden we goed aansluiten bij de actualiteit. De korte duur, een uur tijdens de lunch, maakte dat veel mensen aanhaakten. Doordat er verder geen reistijd was, trokken de webinars ook nog eens deelnemers en sprekers van buiten de Randstad en zelfs buiten Nederland. Dat alles was ons nooit gelukt met fysieke lunchbijeenkomsten. Natuurlijk ging de eerste keer van alles fout, maar we leerden snel bij. En omdat voor iedereen dit soort bijeenkomsten nieuw was, was de gunfactor hoog en vergaven de deelnemers ons onze fouten snel. Kortom, de winst van corona voor het KNHG zit in deze webinars. Het staat wel vast dat we in de toekomst vaker dit soort korte, inhoudelijke, online discussies gaan organiseren.

Jaarcongres

Het voorjaarscongres was noodgedwongen geannuleerd, maar dat we ook het jaarcongres zouden annuleren viel buiten ons denken. En dus reed, op een ander spoor zeg maar, de trein die jaarcongres heet gestaag door. Sinds het najaar van 2019 waren we al in gesprek met het Environmental Humanities Center aan de Vrije Universiteit (VU) over een gezamenlijk congres. De beslissing om dan maar een groot digitaal congres te organiseren was dan ook snel genomen. Inhoudelijk is een congres een congres, ongeacht de vorm en grootte. Onderwerpen werden bedacht, sprekers aangezocht én het programma vormgegeven alsof we een ‘gewoon’ congres aan het organiseren waren. We bouwden wat meer korte programmapauzes in en schrapten de afsluitende borrel. Dat laatste was jammer, want dat informele, afsluitende deel van het congres is een niet te onderschatten element waar nieuwe relaties worden aangeknoopt en bestaande bevestigd.

De hoe-vraag

De vraag hoe we een digitaal congres moesten organiseren en welke middelen we daarvoor nodig zouden hebben, was van meet af aan een belangrijke. Aanvankelijk achtten we het noodzakelijk digitale expertise in te huren, aangezien noch het KNHG noch de VU ervaringen had op dit vlak. De prijskaartjes die ons gepresenteerd werden, deden ons naar adem happen en dus al snel anders besluiten. ‘Anders’ betekende in dit geval dat we het zélf zouden gaan doen. Over dat ‘hoe’ hebben we lang gediscussieerd. Uiteindelijk was de slogan keep it simple leidend. Door onze webinars waren we als KNHG al goed bekend met Zoom. Die kennis hebben we verfijnd door niet alleen de website van Zoom én YouTube af te grazen naar tips en tricks, maar ook door een digitale koffiesessie van het bureau te wijden aan alle mogelijkheden die Zoom biedt. Dat was niet alleen zeer leerzaam, maar ook vermakelijk. Christa Wesselink, die stage bij ons loopt, plaatsten we tijdelijk in de wachtruimte om zogenaamd af te koelen, maar kon wel weer terug in de vergadering komen; terwijl collega Pepijn Aarnink door de hosts werd verwijderd uit de Zoom-sessie wegens ‘vermeend wangedrag’. Eenmaal verwijderd betekende geblokkeerd, en dus einde deelname. Op de vraag per app waarom hij er zo lang over deed terug te komen, bleek de effectiviteit van de maatregel – met grote hilariteit tot gevolg.

Online etiquette

Enigszins geïntimideerd door de horrorverhalen in de pers over Zoombombing vonden we het noodzakelijk een online etiquette op te stellen, oftewel een handleiding hoe deelnemers zich moeten gedragen en wat wij als organisatie zouden doen als zij dat niet deden. Zoombombing is het met schunnige of aanstootgevende filmpjes en beelden bombarderen en daarmee verstoren van online bijeenkomsten. Inhoudelijke inspiratie kregen we van de VU, die al iets dergelijks voor hun online colleges had opgesteld, én van onze Amerikaanse zustervereniging, die noodgedwongen haar annual meeting van komende januari geheel digitaal moet organiseren. Het hoeft geen betoog dat historici helemaal niet uit zijn op dit soort verstoringen, maar juist heel gedisciplineerd zijn. De voorgenomen maatregelen ‘in geval dat’, konden we gelukkig dus in de kast laten.

De uitvoering

De uitvoering leidde tot veel regelwerk. Accounts, links, moderatoren en hosts, alles werd vastgelegd in een uitgebreid draaiboek. Om het risico te spreiden, maakten we voor elke deelsessie in het programma met verschillende accounts links aan. Een reserveaccount hielden we achter de hand in geval van nood. Deelnemers kregen vooraf de links toegestuurd voor de sessies waar zij aan deel wilden nemen. Bovendien besloten we als organisatieteam een ‘commandocentrum’ op de VU in te richten, zodat we niet alleen dicht bij elkaar zaten als organisatie maar ook gebruik konden maken van het sterke en stabiele internet op de universiteit. Na een dramatische generale repetitie op dinsdag, voerden we een bijna vlekkeloze organisatie uit tijdens het congres op donderdag. Bovendien was het, zoals u van het KNHG mag verwachten, inhoudelijk een interessant congres. Dat bleek ook uit de reactie van de deelnemers in de chat én tijdens de digitale nazit. Die nazit was wel een beetje raar, zo achter het scherm en zonder het gezellige rumoer van een borrel met hapjes. Daar moeten we nog wat op bedenken, mochten we in de toekomst nogmaals een online congres organiseren.

Antia Wiersma is directeur van het bureau van het KNHG.

© KNHG 2021 Website: Code Clear