In zes maanden van idee naar congres

Op 26 april jongstleden organiseerde het KNHG zijn jaarlijkse voorjaarscongres in het Openluchtmuseum in Arnhem. Tijdens het congres hoorden wij een aantal keer dat wij als organisatie zo ontspannen oogden en dat dat zijn positieve weerslag had op de sfeer, een mooi compliment natuurlijk.  Maar zoals zo vaak bij dingen die makkelijk of eenvoudig lijken, ging er heel wat werk aan vooraf. Dat bracht mij op de gedachte om met u eens door zo’n voorbereiding heen te wandelen want er komt veel kijken bij het bedenken en organiseren van een dergelijk congres. Het hele proces duurde zo’n halfjaar, van het eerste idee tot uiteindelijk de dag zelf.

Het idee
Ere wie ere toekomt. Tijdens mijn eerste bestuursvergadering, als nieuwe directeur KNHG kwam het bestuur op het idee om een congres over nationale identiteit en de geschiedeniscanon te organiseren. Directe aanleiding was het nieuwe kabinet, Rutte III, en hun ideeën over de rol van geschiedenis in de vorming van nationale identiteit. Een tweede aanleiding was de opening van de canontentoonstelling in het Openluchtmuseum een aantal weken daarvoor. Een en een was al snel twee. Het congres zou gaan over canon en nationale identiteit en plaatsvinden in dat museum. Aan mij werd de opdracht verleend een opzetje te maken voor de oproep voor presentaties tijdens het congres. Tevens kregen wij als bureau opdracht een planning op te stellen en te presenteren in de bestuursvergadering van januari 2018.

Praktische zaken I
De weken erna gingen op aan praktische zaken zoals het vinden van een datum, het maken van een planning, het schrijven van de oproep én afspraken maken en vastleggen met het Openluchtmuseum. In de loop van november konden we naar buiten treden met de aankondiging van het voorjaarscongres en de oproep voor de presentaties. Een spannend moment, want wij wisten niet hoe dit thema zou worden ontvangen. En toen, … toen bleef het heel lang stil. Vanzelfsprekend bleven wij communiceren, per twitter en in onze nieuwsbrief maar pas op de dag van sluiting kwamen, tot mijn grote opluchting, de voorstellen binnen rollen.

De inhoud
We ontvingen zeven inhoudelijke voorstellen, de een wat meer uitgewerkt dan de ander, elk met een eigen invalshoek en een eigen blik op het onderwerp nationale identiteit en canonvorming. In de inhoudelijke bespreking, in de loop van februari, besloten we alle voorstellen te honoreren en bedachten het  programma daaromheen, met een inleidende lezing en een slotdebat. Tijdens deze inhoudelijke bespreking kwam ook spontaan de titel bovendrijven, bedachten we de dagvoorzitter én ontstond er een longlist met namen voor het slotdebat. En vanaf dat moment begon ik het organisatiecomité, bestaande uit bestuursleden én medewerkers van het bureau, geregeld ‘’stand van zaken mails’’ te sturen om  hen te informeren over de voortgang. Ook maakten we afspraken over de presentatie van de finalisten voor Jonge historicus van het Jaar 2018.

Voorbereidende bijeenkomst
Begin april organiseerden we in het Openluchtmuseum een voorbereidende bijeenkomst met alle sprekers. Tegelijkertijd diende deze bespreking als inspiratie voor de inleidende lezing, het canondebat én het slotdebat. Bijkomend voordeel was dat we de zalen en ruimtes die we tot onze beschikking zouden hebben, met eigen ogen konden aanschouwen. Daarmee kwam het voorjaarscongres een beetje tot leven onder de verschillende sprekers en het KNHG-organisatieteam. Een ander voordeel was dat we ter plekke in de museumwinkel de attentie voor de sprekers konden uitzoeken. Na enige discussie, tussen bierdrinkers en jamliefhebbers, werd gekozen voor lokaal gebrouwen lentebier.

Communicatie
Begin maart ging de registratie voor het congres op de website van het KNHG open. Vooraf hadden we de ambitieuze doelstelling geformuleerd van honderd deelnemers. Ondertussen hadden we een enthousiaste video-stagiair aangetrokken die kleine prikkelende filmpjes maakte van de sprekers ter promotie. Die filmpjes die we deelden via onze sociale media kanalen werden goed opgepikt en het aantal deelnemers steeg gestaag. De affiches kwamen twee weken voor het congres binnen en zijn breed verspreid. Met als resultaat dat we een paar dagen voor het congres de doelstelling hadden bereikt.

Praktische zaken II
Ondertussen werkten we hard aan allerlei praktische zaken die zo vanzelfsprekend zijn als onderdeel van een goedlopend congres maar enorm veel tijd kosten. Draaiboeken opstellen, naambordjes maken, het briefen van de dagvoorzitter enzovoorts. Wat weer leidde tot een allerlaatste versie van het draaiboek. De week van het congres vulden we de congresmappen, en zetten de vele dozen klaar voor vervoer richting Arnhem. De dag van het congres zelf, was het organisatieteam ruim op tijd aanwezig op locatie. De zaal werd opgebouwd, het park voorzien van bewegwijzering én de eerste vroege deelnemers ontvangen. We waren er klaar voor.

Eind goed al goed?
Wij kijken terug op een succesvol en inhoudelijk sterk voorjaarscongres waar een goede sfeer was, een mooie mix van deelnemers en sprekers én een hoge opkomst. Dus eind goed al goed. De enige misser was, dat we de banier voor niets hadden meegenomen naar Arnhem want die waren we vergeten op te zetten. Helpt u ons tijdens het najaarscongres herinneren dat we dat niet weer vergeten?

Antia Wiersma
directeur KNHG

Lees de keynote van voorzitter Susane Legêne op Historici.nl.

© KNHG 2018 Website: Code Clear